It-karriereØvrige

Undgå pinlige fejl i mail­kor­re­spon­dan­cen

For de fleste mennesker er det daglig rutine at skrive en e-mail, og alligevel har e-mail nogle ulemper i forhold til en telefonsamtale eller personlig samtale.

I en e-mail kan afsenderen ikke medtage finere nuancer eller et bestemt tonefald, og derfor kan meddelelsen nemt blive misforstået. E-mailen når også modtageren meget hurtigt, og når den er i “indbakken”, er det ikke muligt at bakke ud igen.

Ud over disse negative sider, som skyldes forsendelseskanalens natur, er der mange fejl, som afsenderen kan lave. Og når du tænker på, hvor mange gange om dagen du trykker på “send”-knappen, er risikoen for, at det kan ske, ganske stor.

Vi har lavet en liste over de mest almindelige fejl, som i bedste fald kan være pinlige, og i værste fald kan resultere i en indkaldelse fra personalekontoret:

De 5 mest almindelige fejl

1. At sende, før det var din mening, eller sende din meddelelse til en anden person

Det er så nemt at sende en e-mail. Det sker med et enkelt klik eller bare ved at lade musen glide hen over "send"-knappen. Det var måske din mening at vedhæfte et dokument, ændre formatet på din e-mail, gå i gang med en ny e-mail-kladde eller lede efter en e-mail i din postkasse, og i stedet kommer du til at trykke på den forkerte knap.

Vores råd er, at du ikke anfører modtagerens e-mailadresse i adressefeltet, før du har skrevet din e-mail færdig og er klar til at sende den. Du bør også lære tilbagekaldelsesfunktionen at kende. Du har ingen garanti for, at denne funktion virker, når du har brug for den, men det kan være en god ide at tjekke, hvordan den bruges. Når situationen opstår, er der ikke tid til det. Nogle har programmeret en afsendelsesforsinkelse for alle meddelelser på f.eks. 2 minutter, så du nemt kan tilbagekalde en vildfaren meddelelse fra din udbakke, før den sendes.

2. Arrigt svar

Du kan somme tider blive fornærmet over en e-mail med f.eks. uretfærdig kritik af dit arbejde. Din første naturlige reaktion vil være at svare på en aggressiv måde uden at tænke på de eventuelle konsekvenser, det kan medføre.

Vi anbefaler dig at være mere professionel end den, du korresponderer med. Giv dig tid til at fordøje e-mailen, og lad være med at svare lige med det samme. Det bedste er at vente til næste dag, så du har tid til at falde til ro og forberede de bedste argumenter.

3. At sende en BCC til nogen, uden at fortælle det

Har din chef eller kollega nogensinde ved et uheld besvaret en e-mail ved at trykke på "svar til alle" på en e-mail, du har sendt som bcc, og hvori du kritiserer en kollegas arbejde?

Denne fejl er nem at begå, når man har travlt eller læser en meddelelse på en smartphone, og det kan somme tider give store problemer og nye fjender.

For at undgå pinlige fejl bør du informere modtageren, før du sender en BCC.

4. At stole for meget på e-mail

Det er måske ikke altid, dine kolleger får fornemmelsen af, hvor meget din anmodning haster, selvom du evt. tilføjer et rødt udråbstegn. Med en telefonsamtale kommer din anmodning øverst på listen, og du får mulighed for at forklare, hvorfor du vil sætte stor pris på et hurtigt svar.

Desuden er en e-mail med en kompliceret meddelelse måske ikke nok. Hvis du følger e-mailen op med en telefonopringning, giver det dig mulighed for at forklare flere detaljer og din modtager mulighed for at stille de spørgsmål, der måtte være.

5. Ikke at læse korrektur på din e-mail

En e-mail afspejler, hvem du er. Stavefejl og uklare sætninger viser dine modtagere, at du ikke er professionel, og det får ikke dine kolleger til at stole på dig.

Det er vigtigt at du kontrollerer stavningen og tydeligheden af den meddelelse, du vil sende, før du trykker på "send". Prøv at læse e-mailen med modtagerens øjne og se, om det giver samme mening som den, du prøver at videregive.