ArbejdsglædeIt-karriere

Hvorfor skal et møde vare en time? Er det noget Microsoft har bestemt?

Arbejdsugen er blevet skåret ned til fire dage hos Institut for Cyber Risk, og det har givet en kæmpe gevinst for virksomheden, lyder det fra topchefen. "En fire dages arbejdsuge er grundlæggende en effektiviseringsøvelse. Outputtet skulle gerne være det samme og måske endda mere."

I mere end tre måneder har medarbejderne hos Institut for Cyber Risk kunnet lukke computeren ned torsdag eftermiddag og først åbne den igen mandag morgen.

Siden oktober har it-sikkerhedsvirksomheden nemlig indført en ekstra fridag hver fredag, som medarbejderne kan bruge som de vil.

Topchef Jesper Helbrandt fik egentlig ideen, fordi det gik op for ham, hvor mange timer, der egentlig bliver brugt på at få ugen til at gå i stedet for at arbejde mere effektivt.

“Ideen kom fordi flere af os har en fortid i et større konsulenthus, hvor der bliver arbejdet virkelig meget. Så begyndte jeg at interessere mig for nogle af de bøger, som eksempelvis Pseudoarbejde, der handler om ineffektivt arbejde,” siger Jesper Helbrandt, senior sikkerhedsrådgiver hos Institut for Cyber Risk.

Lønnen er den samme for medarbejdere, som da de arbejdede fem dage om ugen, og der er ikke noget krav om, at man skal arbejde mere de øvrige dage.

Det eneste krav er, at alle forsøge at arbejde mest effektivt i de timer man så rent faktisk er på selskabets kontor i Virum nord for København.

“Når man kigger på sin hverdag, finder man ud af, hvor meget tid man bruger på ting, der ikke er værdiskabende og som egentlig bare fylder timerne ud. Det her er grundlæggende en effektiviseringsøvelse. Outputtet skulle gerne være det samme og måske endda mere,” forklarer Jesper Helbrandt.

Ingen mails fra kollegaer

Eksperimentet med at arbejde en dag mindre, handler ikke udelukkende om at forlænge weekenden med en ekstra dag.

Udover at barbere antallet af arbejdstimer ned, har selskabet nemlig også taget en række andre værktøjer i brug for at sikre, at man stadig når den samme mængde arbejde. Og det er i høj grad lykkedes.

“Vi har set kæmpe forskel på den generelle effektivitet. Vi er blevet meget bedre til at holde møder på 25 minutter, hvor der er en klar agenda og et klart resultat for alle.”

Nøglen var at gøre op med nogle af de konventioner, der er for møder i de fleste virksomheder.

“Vi spurgte os selv, hvorfor et møde skal vare en time? Er det noget Microsoft har bestemt fordi det er default i Outlook, eller kan man rent faktisk gøre op med den naturlov,"forklarer Jesper Helbrandt.

Derfor har selskabet taget et teknisk tiltag i brug for at sikre, at den nedsatte arbejdstid bliver brugt mere effektivt.

"Når man opretter et halvtimes møde så booker den 25 minutter, og opretter du en times møde, så booker den 45 minutter,” siger Jesper Helbrandt.

Et andet værktøj Institut for Cyber Risk har taget i brug er, at man ikke må sende mails til sine kollegaer. I stedet skal alle bruge Microsofts chatredskab Teams til at kommunikere med hinanden i det daglige.

“Psykologisk er det meget lettere og hurtigere at svare på en teams-besked, fordi du kan springe over alle højlighedsfraserne og komme direkte til sagen. Det er hurtigere og man kan skyde mere fra hoften og få nogle synspunkter ud over rampen i en fart,” siger Jesper Helbrandt.

Ingen tilfældig dag

Netop fordi fokus er rettet mod en mere effektiv arbejdsdag, så er det heller ikke tilfældigt, at det netop er fredag, som er blevet streget i arbejdskalenderen.

“Fredagen er i mange virksomheder ikke til kurs 100. Efter frokost fredag er luften ofte gået af ballonen for de fleste. Så selvom den i timer udgør en femtedel, så gør den et nok ikke i effektivitet. Den koster så at sige mindre end en onsdag eller tirsdag,” forklarer Jesper Helbrandt.

Selvom de mange tiltag grundlæggende er en effektiviseringsøvelse, så er det en pakkeløsning. Derfor kan man som arbejdsgiver ikke bare vælge de elementer, man bedst kan lide, lyder det fra Jesper Helbrandt.

Man kunne vel indføre alle effektivitetstiltagende og beholde den femte arbejdsdag samtidig?

”Teoretisk set har du selvfølgelig ret. I praksis tror jeg bare det er svært at holde en så høj intensitet fem dage om ugen. Tanken er jo at man får en ekstra dag til at lade op, og noget frihed, som gerne skulle motivere en endnu mere de fire andre dage.”

Desuden vil Institut for Cyber Risk gerne tiltrække ansatte i et it-marked, hvor der er kamp om de kvalificerede medarbejdere.

“Vi vil gerne tage risikoen for stress ud af vores medarbejdere. Det er helt klart for at kunne tiltrække de bedste og mest kvalificerede folk. Vi gider ikke have nogen, der kun er her fordi de kan holde fri om fredagen. Vi vil have folk der kan arbejde benhårdt og struktureret fire dage om ugen, og så bliver belønnet med en ekstra fridag om ugen,” siger Jesper Helbrandt.

Medarbejderen er en afgørende medspiller

Selvom beslutningen om at barbere otte timer af sin arbejdsuge umiddelbart lyder tillokkende for mange, så kræver det alligevel meget af medarbejderne, forklarer Jesper Helbrandt.

De er nemlig nødt til også at bidrage til, at virksomheden kan fungere, når medarbejderne kun er på kontoret fire dage om ugen.

“Det her kan ikke implementeres uden at alle er med ombord. Der er ikke et møde der bliver holdt i dag, hvor der ikke er et møde leder og et klart formål med at mødes,”siger Jesper Helbrandt.

Det betyder heller ikke, at kontoret ligger øde hen så snart klokken bliver fem torsdag eftermiddag. Telefonerne er nemlig fortsat bemandet alle ugens dage.

“Vi er i en branche, hvor kunderne forventer at vi er der når det virkelig brænder på. Derfor tager vi også telefonen i weekenden, og har et call-center der tager telefonerne hele ugen,”forklarer Jesper Helbrandt.

Virksomheden har derfor også kun fået positive reaktioner fra sine kunder, fordi det trods alt stadig er muligt at få fat på en medarbejder.

“Vi er i en branche, hvor kunderne forventer at vi er der, når det virkelig brænder på. Derfor tager vi også telefonen i weekenden, og har et call-center, der tager telefonerne hele ugen,”siger Jesper Helbrandt.

Han er godt tilfreds med de første tre måneder med den nye arbejdsstruktur. Derfor regner han også med, at vi kommer til at se endnu flere virksomheder gå i samme retning.

“Jeg tror vi vil se en stigende tendens til fire dages arbejdsuge. Men det er klart at hvis det bliver to dage, så begynder de fleste måske også at kede sig lidt. Men så længe der er en rationel årsag, så tror jeg flere vil gå den her vej.”