HR og it-rekrutteringOnboarding

Byd din nye me­d­ar­bej­der velkommen

Får man fra starten en følelse af at være ønsket og velkommen - at der er styr på tingene og at kollegerne er glade for at få et par ekstra hænder, så modtager man også sin nye arbejdsplads med åbne arme og et ønske om at være med og styrke holdet.

Hvis det første indtryk er uforberedt, rodet og forvirrende, står man med en frustrerende følelse af at der ikke er styr på noget - og at der ikke rigtig er plads til at være ny. Og hvis man fra starten ikke føler sig godt tilpas, så skal der som regel ikke meget til, før man vælger at se sig om efter noget nyt.

Der vil måske ofte gå et stykke tid, før man enten finder sig til rette eller tager imod et andet jobtilbud, og i begge tilfælde har virksomheden spildt lønnen til en uproduktiv medarbejder, måske i flere måneder. Vælger man at skifte arbejde, skal virksomheden igennem endnu en rekrutterings- og ansættelsesproces, og det koster både tid og mange penge.

Det kan undre, at mange virksomheder bruger tid og penge på at ansætte en nødvendig ressource, og så ikke giver dem en ordentlig start, så ressourcen kan give optimalt udbytte.

Men du kan måske genkende en situation, der minder om dette scenarie:

Den første dag

Du glæder dig til den første dag på det nye arbejde, og møder ind, forventningsfuld og spændt. I receptionen er de ikke rigtig klar over, at der skal starte en ny, men da de får fat i afdelingschefen, bliver der hurtigt sendt én ud for at hente dig.

På din nye plads står der (måske) en computer klar. Telefonen virker ikke endnu, og ingen har tænkt på kuglepenne, hullemaskine og andre småting. Efter at have ventet ved din plads et stykke tid, kommer en kollega hen og fortæller at de ikke lige har fået arrangeret en introduktion til dig, så der går lige et øjeblik...

Allerede efter en halv time på dit nye job står du med en følelse af at det her bliver op ad bakke...

De fleste af os har på et tidspunkt stået i en lignende situation - eller lige så slemt, været den der SKULLE have arrangeret introduktion, redskaber osv.

Undgå frustrationerne

Sørg for at du har overblikket. Selvom du ikke selv arrangerer detaljerne, så sørg for at nogen tager hånd om det. Lav en reminder i din kalender allerede den dag, du ansætter din nye medarbejder - og bliv evt. inspireret af følgende ideer til en huskeliste, når der starter nye medarbejdere:

  • Lav en mappe, der fortæller om de vigtigste ting i dagligdagen. Hvor er kantinen; hvornår er der frokost; et organisationsdiagram med navngivne billeder af kollegerne på kontoret; hvem har hvilke opgaver, der kan relatere til den nye kollegas hverdag, hvordan fungerer alarmen osv.
  • Sørg for at selve arbejdspladsen er klar. Computer, telefon, kontorartikler, info-mappen osv.
  • Send en mail til alle medarbejderne, der fortæller at de får en ny kollega. Fortæl kort om navn og baggrund, samt hvad den nye person skal lave, hvornår han eller hun starter og hvor de skal sidde.
  • Lav en introduktionsplan. Sørg for at din nye medarbejder får hilst på alle kollegerne, inkl. ledelsen; at han/hun inden for en uges tid eller to får en ordentlig introduktion til virksomheden, produkterne, vigtige samarbejdspartnere osv. Husk at booke de involverede i deres kalender, så du er sikker på at de har afsat tid til introduktionen.
  • Tildel en mentor: Vælg en person, som har ansvar for at den nye kollega kommer med i fællesskabet, såvel ved frokosten som ved socialt samvær uden for arbejdet. Samtidig skal mentoren være en person, som "den nye" altid kan komme til med spørgsmål og ønsker.
  • Gør nogle opgaver klar. Om det er reelle arbejdsopgaver eller opgaver, der er med til at introducere personen til virksomheden (søg i vores database, opret en kunde i systemet, læs vores salgsmateriale) er ikke afgørende - men undgå de perioder, hvor den nye kollega bare sidder og venter, eller bliver sendt hjem før tiden, fordi der ikke er planlagt mere.
  • Aftal et møde med den nærmeste chef efter 1, 2 og 4 uger, så den nye medarbejder får mulighed for at tage en snak om gode og dårlige oplevelser og eventuelle ønsker. Det kan være et relativt kort møde, men det er vigtigt at gribe eventuelle problemer i opløbet. Book også et møde efter 2½ måned - det er nu, I skal beslutte om vedkommende skal blive i virksomheden eller ej.

Og husk så at bestille en buket blomster og læg et velkomstkort fra kollegerne på bordet ved buketten, så jeres nye medarbejder føler sig velkommen og ønsket.