Jobannoncering

Så meget koster en fejl­re­k­rut­te­ring

De rette mennesker giver de rette resultater. En virksomhed er intet uden sine menneskelige ressourcer, og derfor er rekruttering afgørende for alle virksomheders succes. Lige så værdifuldt det er at hyre den perfekte medarbejder, lige så katastrofalt er det for en virksomhed at fejlrekruttere.

Annonceindlæg af Assistance HR Partners


En fejlrekruttering koster en halv million

Det kan blive dyrt for en virksomhed at rekruttere den forkerte medarbejder. En fejlrekruttering kan koste op mod 500.000 kr. og i visse tilfælde endnu mere. Ved fejlrekruttering tabes der penge på blandt andet følgende poster:

  • Re-annoncering, screening, interviews, tests, vurdering
  • Oplæringsressourcer
  • Fald i produktivitet, værditilførsel og viden om jobbet
  • Tabte ressourcer ved fordeling af opgaver i forbindelse med underbemanding

Mange virksomheder har oplevet at ansætte en ny medarbejder, som ikke performer som ønsket. På trods af god uddannelse, års erfaring og en lang række anbefalinger, leverer medarbejderen ikke de ønskede resultater. Hvis ikke fejlrekrutteringen ender i en opsigelse, kan virksomheden bruge uforholdsmæssigt mange ressourcer på at tilpasse kandidaten til jobbet. Ofte uden held.

I denne artikel kigger vi på, hvorfor virksomheder ofte fejler ved rekrutteringen. Desuden får du et godt værktøj til, hvordan din virksomhed kan opnå langt højere kvalitet i fremtidige rekrutteringsforløb.

Årsagen er ofte svær at finde

Hvis den rekrutterede medarbejder har en perfekt profil, kan det være svært for virksomheden at finde årsagen til de manglende resultater. Meget ofte er årsagen faktisk slet ikke medarbejderens faglige kvalifikationer.

Fejlrekruttering kan i mange tilfælde tilskrives et manglende forarbejde fra virksomhedens side. Virksomheden har ikke gjort sig grundige tanker om den nyoprettede stilling og har derfor heller ikke et klart billede af, hvilken medarbejder der er brug for. Virksomheden har ofte ikke defineret følgende:

  1. Arbejdsopgaver, ansvarsområder og målsætninger
  2. Nødvendige faglige kompetencer
  3. Nødvendige personlige egenskaber

Desuden glemmer mange virksomheder at beskæftige sig med et vigtigt aspekt: Organisationskultur. Problemet med kultur i en organisation er, at den ofte er usynlig og derfor ikke er noget, virksomheden selv lægger mærke til. Men den interne kultur i en virksomhed eller afdeling er ofte afgørende for, hvorvidt en ny medarbejder trives og får succes. Hvis kandidaten ikke matcher rammerne og kulturen i virksomheden, får det konsekvenser for vedkommendes velbefindende og fremtidige succes.

Undgå fejlrekrutteringer

Med et grundigt forarbejde kan jeres virksomhed øge chancerne markant for at finde den rette profil til jobbet. En “jobanalyse” er et godt rekrutteringsværktøj, som tager udgangspunkt i nedenstående fire punkter. Den sikrer, at virksomheden har gjort sig de nødvendige overvejelser, før rekrutteringen iværksættes.

1. Definér arbejdsopgaver, ansvarsområder og målsætninger

Det er vigtigt, at din virksomhed får formuleret både arbejdsopgaver og ansvarsområder på forhånd, så I ved, hvad kandidaten helt konkret skal foretage sig i sit job - både nu og fremtiden.

Det er essentielt, at I definerer disse punkter tydeligt, selvom det på sin vis kan virke indlysende. Mange bliver overraskede over, hvor forskellige meninger, der kan være om en medarbejders arbejdsopgaver og ansvarsområder, når først det italesættes.

Nedenstående spørgsmål kan være værdifulde at stille:

  • Hvad er formålet med jobbet?
  • Hvilke ansvarsområder har medarbejderen?
  • Hvilke arbejdsopgaver har medarbejderen, og hvordan bør de løses?
  • Hvilke resultater skal opnås nu og i fremtiden?
  • Hvordan måles resultaterne?
  • Hvem bliver medarbejderen afhængig af, når resultaterne skal nås?
  • Hvad fremmer og hæmmer opgaveløsningen?
  • Hvordan vægtes opgaverne i forhold til hinanden?
  • Hvordan er den tidsmæssige fordeling af opgaverne?
  • Hvilke opgaver vil i fremtiden komme til?

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned.

2. Definér faglige kompetencer

Det er ligeledes vigtigt, at I definerer, hvilke faglige kompetencer den nye medarbejder må besidde for at løse de nu definerede arbejdsopgaver i den nyoprettede stilling.

Lige så vigtigt er det, at I skelner mellem kompetencer, der betragtes som “nice to have” og “need to have”. I den forbindelse kan det være værdifuldt at besvare følgende spørgsmål:

  • Hvilken uddannelsesmæssig baggrund er optimal for, at medarbejderen kan løse arbejdsopgaverne?
  • Hvilke faglige kompetencer er essentielle for at løse arbejdsopgaverne?
  • Hvilken arbejdsmæssig baggrund forventes medarbejderen at have?
  • Hvilke kompetencer vil med sikkerhed blive vigtige i fremtiden?

Husk at skelne mellem følgende typer af kompetencer:

  1. Uddannelse
  2. It-færdigheder
  3. Sproglige færdigheder
  4. Erfaring

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned i et dokument. Husk at ikke forveksle faglige kompetencer med personlige egenskaber.

3. Definér personlige egenskaber

Personlige egenskaber er en afgørende faktor for en medarbejders succes. For eksempel er det nødvendigt, at nogle medarbejdere er mere udadvendte end andre. Det er vigtigt, at I får talt om de personlige egenskaber og træk, som den nye profil skal besidde.

I den forbindelse kan følgende spørgsmål være værdifulde at stille:

  • Hvilke personlige egenskaber vil passe godt ind i afdelingen?
  • Skal medarbejderen være bedst til samarbejdsorienteret eller selvstændigt arbejde?
  • Skal personen være ekstrovert eller introvert?
  • Hvordan opnår den nye medarbejder succes i afdelingen?
  • Hvad er den mest pressede eller stressede situation, som medarbejderen kan komme i?

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned i et dokument. Husk ikke at forveksle de personlige egenskaber med faglige kompetencer.

4. Definér virksomhedens kultur og rammer

Selvom medarbejderen besidder de rette personlighedstræk for at skabe resultater i virksomheden, er det ikke sikkert, at medarbejderen passer ind i selve organisationens kultur og rammer.

Specielt kultur er en svær størrelse at have med at gøre, da den kan være svær at se og sætte ord på. Mange virksomheder fejler, fordi de ikke har blik for kulturen og derfor ikke overvejer, hvorvidt medarbejderen vil passe ind i denne.

Det er svært at opdage, hvis en fejlrekruttering bunder i manglende match mellem profil og organisationens kultur og rammer. For at undgå dyre fejltagelser, vælger mange virksomheder derfor at benytte sig af professionelle rekrutteringsbureauer. Et rekrutteringsbureau kan foretage den nødvendige analyse af organisationens kultur og struktur.

Herunder har vi præsenteret et udpluk af spørgsmål, som kan hjælpe jer med at identificere og definere rammer og kultur i jeres virksomhed:

Kultur:

  • Hvilken ånd/stemning præger afdelingen, og hvilke krav sætter det til kandidaten?
  • Hvordan motiveres medarbejderne i afdelingen?
  • Hvilke organisatoriske ændringer skal der evt. foretages i forbindelse med ansættelsen?
  • Har der været konkrete årsager til at tidligere medarbejdere ikke har fungeret godt i jobbet?

Rammer:

  • Hvilke muligheder og begrænsninger er der for medarbejderen?
  • Hvem skal medarbejderen samarbejde med og referere til?
  • Hvad kan være den største hindring for, at kandidaten fungerer godt i jobbet?
  • Hvilke ændringer kan der komme i fremtiden?
  • Hvilken løn kan medarbejderen forvente?

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned i et dokument.

Hvordan anvendes resultaterne?

Når I har diskuteret og nedskrevet svar fra step 1-4, har I indsamlet informationer nok til at finde frem til den idéelle kandidat til den nye stilling. Det vigtige er nu at få renskrevet og struktureret informationerne, så de til sidst former en præcis og dybdegående job- og profilbeskrivelse. Kategorisér først informationerne under de rette punkter og skriv derefter punkterne til sammenhængende tekst.

Jobbeskrivelsen kan eksempelvis indeholde følgende overskrifter:

  • Stillingens overordnede formål
  • Arbejdsopgaver og ansvarsområder
  • Målsætninger og resultater, der skal realiseres

Profilbeskrivelsen kan eksempelvis indeholde følgende overskrifter:

  • Krav til faglige kompetencer
  • Krav til personlige egenskaber
  • Forventninger til udvikling i jobbet
  • Forventninger til løn

Rekruttér den perfekte medarbejder

Med ovenstående informationer i renskrevet og overskuelig form, har I informationer til at gennemføre et effektivt rekrutteringsforløb og finde den rette medarbejder, som passer til jeres virksomhed.

Med jobanalysen har I fået:

  • Indsigt i jeres virksomheds unikke kultur
  • Mulighed for at reflektere over og tilpasse jobbets indhold til virksomheden
  • Information til at formulere et godt stillingsopslag
  • En skarp forventningsafstemning mellem kandidat og virksomhed
  • Godt udgangspunkt for at udføre et jobinterview
  • Retningslinjer for, hvordan man kan/bør screene kandidaten

Det kræver tid og ressourcer at gennemføre en jobanalyse. Det kan virke som en stor mundfuld at gøre ved hvert eneste rekrutteringsforløb, men det er tiden værd. Den brugte tid er en god investering, som betaler sig i form af en god medarbejder, der skaber de ønskede resultater.