AfskedigelseHR og it-rekruttering

Fra­træ­del­ses­sam­ta­ler: Derfor er de vigtige

Når en medarbejder af den ene eller anden grund forlader virksomheden, er det en god idé at afholde en fratrædelsessamtale. It-jobbank afdækker, hvorfor fratrædelsessamtalerne er så vigtige og giver samtidig gode råd til, hvordan de afholdes.

Gå ikke glip af vigtig viden om virksomheden

Fratrædelsessamtalen kan være et godt værktøj til evaluering af virksomheden og især af ledelsen. Medarbejdere, der forlader en arbejdsplads, er nemlig en uvurderlig kilde til udvikling. Ledelsen kan gennem gode fratrædelsessamtaler indhente viden til optimering og forbedring af processer og arbejdsforhold på arbejdspladsen.

Samtidig er det ledelsens mulighed for at sikre sig, at medarbejderen forlader virksomheden på en god måde. Men hvad får man ellers ud af fratrædelsessamtalerne?

it-jobbank har talt med konfliktmægler, udviklingskonsulent og forfatter Nethe Plenge om, hvorfor fratrædelsessamtalen er så vigtig?

”Fratrædelsessamtalen er en god idé af flere grunde,” forklarer Nethe, og fortsætter:

Kontinuiteten

”Medarbejdere har rutiner og gode erfaringer, som de måske ikke engang selv er opmærksomme på, men som har fået deres indsats til at fungere. Den slags står sjældent i funktionsbeskrivelsen, men kan komme frem ved en god samtale. Fratrædelsessamtalen kan derfor bruges til at opnå viden, der gør det nemmere at sætte en ny medarbejder ind i den fratrådtes opgaver. Derfor er der allerede her guld at hente i en god fratrædelsessamtale.”

Indsigt i kritiske forhold/fejl

”Den afgående har som regel ikke noget at miste ved at fortælle om eventuelle kritiske forhold, han/hun har iagttaget. Får vedkommende fortalt om tilstandene, har lederen mulighed for at se nærmere på disse. Lederen får alt i alt en god lejlighed til at se nærmere på funktionsbeskrivelsen og blive mere præcis om stillingens indhold. F.eks.: Er det samme profil, vi skal søge, eller skal vi lede efter noget andet?”

Fremtidig rekruttering

”I øjeblikket er der stor arbejdsløshed, og arbejdspladserne kan vælge og vrage. Men i andre tider og særlige brancher, der søger højt specialiseret og sjældent udbudt arbejdskraft, kan det være meget vigtigt, at den afgående medarbejder tager et godt indtryk med sig ud af virksomheden. På denne måde er han/hun med til at pleje firmaets gode renommé. Fratrædelsessamtalen kan være af stor betydning for rekrutteringen fremover. 

En god fratrædelsessamtale, hvor man har indtryk af at blive taget alvorligt helt frem til slutningen af sin ansættelse, kan også være værdifuld, hvis medarbejderen fortsætter i et firma, man skal samarbejde med el. på anden måde kan have berøringsflader med: et godt omdømme er altid en vigtig sag for en virksomhed (også offentlig),” slutter Nethe.

Gode råd til samtalen

Er din virksomhed allerede klar over de mange fordele ved en god fratrædelsessamtale, men mangler viden om, hvordan samtalerne afholdes, får du her nogle god til den succesfulde fratrædelsessamtale fra Nethe Plenges ”Samtalebogen – om samtale på arbejde”:

Lederen bør overveje følgende spørgsmål inden samtalen

  • Hvilke arbejdsopgaver skal løses, når medarbejderen er holdt op?
  • Hvilken måde skal der arbejdes videre på?
  • Hvilken forskel gør det for arbejdspladsen, at medarbejderen holder op?
  • Hvad er det, jeg særligt gerne vil have feedback på fra medarbejderen?

Selve samtalen

Samtalen bør indledes med, at deltagerne afklarer deres gensidige forventninger til samtalen.

Herefter opfordres medarbejderen til at fortælle om sine iagttagelser, idéer, erfaringer, sin kritik, sine holdninger og vurderinger. Lederen forholder sig åbent, nysgerrigt og undersøgende til medarbejderens udtalelser. Samtalen foregår som en dialog og har til hensigt, at der i fællesskab mellem medarbejderen og lederen skabes nye forståelser og idéer, der kan være med til at udvikle arbejdspladsen. I samarbejde finder lederen og medarbejderen frem til de væsentlige erfaringer, og hvad arbejdspladsen kan lære af dem.

Til slut taler medarbejderen og lederen om, hvilke initiativer der skal tages i fremtiden, og hvilke budskaber der skal formidles til resten af arbejdspladsen. Lederen er ansvarlig for denne formidling, der naturligvis skal være aftalt med medarbejderen.

Opfølgning

Lederen overvejer, hvilke initiativer han eller hun skal tage på baggrund af samtalen. Lederen overvejer og aftaler også, hvilke budskaber der skal bringes videre til en eventuel efterfølger i stillingen og til resten af arbejdspladsen.

Pas på disse faldgruber

  • Lederen er ikke åben for feedback
  • Medarbejderen bryder sig ikke om at give kritik
  • Medarbejderens tilbagemelding bliver ikke brugt.

Kilde: “Samtalebogen – om samtaler på arbejde” af Michael Højlund Larsen og Nethe Plenge, Gyldendals Forlag